Bagaimana Mengelola Waktu untuk Hidup yang Lebih Produktif

Oleh : Yusriadi, SE, MM (Personality Development Trainer)

Manajemen waktu adalah kemampuan untuk mengalokasikan waktu dan sumber daya yang terbatas untuk mencapai tujuan yang kita kehendaki. Untuk dapat memanajemeni waktu yang tepat, kita harus cermat dalam mengatur porsi baik untuk beribadah, untuk diri sendiri, untuk bekerja, bahkan untuk kegiatan sosial yang lain.

Waktu harus dimanfaatkan sebaik mungkin, waktu merupakan sarana untuk melakukan dan menyelesaikan banyak hal. Dalam Al-Qur’an waktu benar-benar dimuliakan sampai-sampai banyak sumpah atas nama waktu. Misalnya “Demi waktu” dalam QS Al-Ashr, “Demi waktu saat matahari naik sepenggalah” dalam QS Adh-Dhuhaa. Setiap orang harus bisa menghargai waktu. Waktu harus digunakan sebaik-baiknya. Jika tidak, maka akan menyesal di kemudian hari. Penyesalan memang tidak datang di awal namun di akhir. Sehingga kebanyakan manusia lalai terhadap waktu. Banyak waktu yang terbuang sia-sia. Banyak orang berkata” andaikan aku punya banyak waktu lebih pasti aku bisa menyelesaikan tugas ini”. Statement tersebut sebagai bentuk bahwa orang tersebut tidak menghargai waktu yang dimiliki. Ketika ada waktu luang mereka lebih suka berleha-leha.

Waktu bergulir dengan cepatnya, sekarang kita masih kuliah tiba-tiba kita sudah bekerja, kemudian menikah, dan sudah menjadi kakek-nenek. Waktu ibarat anak panah yang melesat dengan cepatnya. Waktu yang lewat tak pernah kembali. Banyak orang berpikir bahwa ketika kita melakukan kesalahan di usia muda, akan bertaubat jika usianya sudah tua. Dia optimis masih punya kesempatan untuk memperbaiki kesalahan di usia tua. Namun tidak dapat dipungkiri bahwa tidak ada seorang pun yang tahu sampai kapan ia hidup.

Waktu adalah harta yang sangat mahal. Waktu lebih mahal dari uang. Hasan Al-Banna mengatakan suatu nasihat bahwa “waktu adalah kehidupan”. Jangan sampai usia kita hanya kita manfaatkan untuk tidur dan bermalas-malasan. Lakukan aktivitas positif untuk menghargai waktu. Kita diberi waktu sama tapi pemanfaatan terhadap waktu seseorang berbeda.

Jika anda ingin membuat perubahan nyata dalam hidup anda, anda harus terlebih dahulu memulai dengan belajar bagaimana secara efisien mengelola waktu anda. Siapa pun yang mengetahui bagaimana mengelola waktu, akan juga mengetahui bagaimana mengelola hidup. Manajemen waktu yang baik adalah tentang prioritas yang tepat, baru setelah itu tercipta manajemen yang tepat untuk hidup anda. Kualitas hidup anda tergantung pada manajemen yang cerdas dari waktu anda dan bukan oleh jumlah energi yang anda konsumsi pada apa yang anda lakukan.

Selain karena waktu itu sangat berharga, ada beberapa alasan lainnya, diantaranya karena waktu kita terbatas, sementara pekerjaan senantiasa bertambah. Manajemen waktu membantu kita untuk berkerja lebih efektif dengan skala prioritas. Manajemen waktu menjauhkan kita dari stress kita dapat mengontrol setiap tugas dan tenggat waktunya. Manajemen waktu membuat kita lebih produktif (dapat menghindari hambatan dan gangguan yang menghalangi dari tujuan.

Sebuah sistem manajemen waktu yang sesuai dengan kebutuhan, dapat membantu Kita menyelesakan pekerjaan dalam waktu singkat. Apapun prioritasnya, mempelajari cara mengatur hidup dan belajar akan membantu kita mencapai tujuan hidup kita. Berikut ini adalah jawaban untuk pertanyaan “Mengapa Saya harus me-manage waktu saya?” Karena sistem manajemen waktu yang efektif dapat :

1. Membantu Kita membuat prioritas. Misalnya mengerjakan bahan presentasi tugas yang akan dikumpul besok.
2. Mengurangi kecenderungan untuk menunda. Nah… biasanya hal yang satu ini yang membuat manusia-manusia di dunia ini susah sekali untuk sukses. Saya pribadi merupakan penderita akut penyakit ini., sistem manajemen waktu adalah obatnya.
3. Membantu kita menghindari “tabrakan waktu”. Dengan menulis semua aktivitas, tugas, janji, pesan dan pengingat Kita hanya disatu tempat, akan membantu kita memastikan bahwa dua atau tiga kegiatan tidak dilaksanakan pada waktu yang bersamaan. Jika terjadi tabrakan waktu, kita akan mengetahui sejak awal dan memungkinkan untuk mengatur kembali jadwal kita.
4. Memberi kita kebebasan dan kendali. Manajemen waktu tidak akan membatasi ruang gerak seseorang. Sebuah kendali terhadap bagian dari hari kita, memungkinkan kita untuk menjadi fleksibel pada hari-hari berikutnya.
5. Membantu kita menghindari perasaan bersalah. Kita akan belajar dengan nyaman jika kita menyediakan waktu tertentu untuk melakukannya. Tanpa sebuah rencana untuk mengerjakan tugas kita saat ini. Kita mungkin merasa “kepala kita terbebani”. Bahkan juga ketika kita tidak sedang mengerjakan tugas tersebut.
6. Membantu mengevaluasi kemajuan kita. Jika kita menyadari bahwa kita dapat membaca 75 halaman perminggu, sedangkan pada minggu ini kita hanya membaca 60 halaman, maka kita memerlukan kalkulator untuk mengetahui bahwa kita memang tertinggal pada minggu ini. Dan dengan begitu kita akan tau, ‘sedang dalam posisi apa saya ini?’ artinya dibutuhkan sedikit waktu untuk mengejar ketertinggalan itu. Dan keuntungan buat kita, kita dapat langsung menyadarinya, dan segera bertindak untuk itu.

Untuk dapat mengelola waktu dengan tepat, maka diperlukan pemahaman tentang prinsip-prinsip dasar manajemen waktu agar lebih berhasil dan berdaya guna. Berikut ini prinsip dasar manajemen waktu yang penting diperhatikan, sediakan waktu untuk perencanaan dan menetapkan prioritas. Selesaikan tugas berprioritas tinggi sesegera mungkin dan tuntaskan tugas sebelum mulai tugas yang lain. Prioritaskan kembali tugas yang tersisa berdasarkan informasi baru yang terkait.

Apakah anda selalu merasa kehabisan waktu dan anda tidak dapat melakukan apa yang dijadwalkan ? Apakah anda selalu merasa bahwa anda tidak memiliki cukup waktu untuk diri sendiri ? Apakah anda merasa bahwa anda hidup dan bekerja di lingkungan yang penuh tekanan tanpa hasil positif? Jika jawaban untuk salah satu pertanyaan di atas adalah “ya”, maka sudah saatnya untuk mengubah hidup anda dan mulai menghabiskan waktu anda dengan bijaksana dan efisien. Anda harus berjanji pada diri anda sendiri bahwa anda akan menjadi lebih terorganisasi dan fokus pada tujuan anda dan bahwa anda akan menggunakan waktu untuk kebaikan anda sendiri.

To-do lists yang baik dan efisien haruslah mencakup tugas-tugas dan kegiatan anda saat ini serta tugas-tugas yang harus diselesaikan dalam  waktu dekat. Untuk setiap item dalam daftar, anda harus menentukan kapan dan berapa banyak waktu yang anda butuhkan untuk menyelesaikannya. Tugas yang berulang dapat direncanakan untuk hari-hari tertentu di mana anda memiliki waktu yang tepat untuk menyelesaikannya. Anda tidak boleh meremehkan pentingnya perencanaan tugas-tugas anda. Sebuah rencana yang baik dan akurat dapat memberikan anda kontrol yang besar dari waktu anda. Anda harus menyadari apa yang terpenting bagi anda dan menempatkannya pada urutan atas di daftar anda.

Rencanakan tugas yang paling sulit di awal setiap minggu sehingga anda akan lebih santai menjelang akhir minggu dan sebelum akhir pekan. Tugas yang sulit lebih baik dijadwalkan di awal minggu (Senin atau Selasa), sementara tugas- tugas yang lebih mekanis atau rutin di sekitar pertengahan minggu, dan mendekati akhir minggu (Kamis dan Jumat) waktu anda bisa sedikit lebih bebas dan santai karena di kedua hari ini telah menumpuk kelelahan dan stres sebagai akibat dari pekerjaan di hari-hari sebelumnya.

Anda harus belajar bagaimana secara efisien mengatur prioritas-prioritas anda. Tugas yang paling penting harus berada di peringkat lebih tinggi dalam daftar. Cobalah untuk menerapkan prinsip Pareto di mana 80 % dari prestasi anda dihasilkan dengan melakukan 20 % usaha anda. Dengan kata lain, cobalah untuk bekerja cerdas dan sederhana. Jangan mengabaikan tugas-tugas penting anda untuk mencapai hasil yang tidak signifikan.

Kunci sukses manajemen waktu adalah delegasi. Jangan mencoba untuk menyelesaikan semua tugas sendirian. Kenali mana tugas yang dapat diselesaikan oleh orang lain dan delegasikan pekerjaan tersebut kepada mereka. Ini adalah satu-satunya cara dimana anda dapat memiliki waktu yang diperlukan untuk menangani tugas-tugas yang benar-benar penting bagi anda. Pada saat yang sama, apa yang anda pilih untuk dikerjakan, lakukanlah dengan benar pertama kalinya demi menghemat waktu karena mengerjakan pekerjaan berulang. Pengalaman menunjukkan bahwa waktu yang anda perlukan untuk mengulang pekerjaan anda akan lebih banyak dihabiskan dibanding waktu yang anda perlukan untuk mengerjakan pekerjaan secara benar dari awal. Delegasi adalah seni yang dapat memberikan banyak manfaat bagi orang-orang yang harus melakukan banyak kegiatan.

Anda harus belajar untuk sekali-sekali mengatakan tidak dan menolak tugas- tugas yang tidak dapat anda lakukan. Jika anda kehabisan waktu dan merasa stres, maka lebih baik untuk menolak undangan pergi makan siang atau makan malam keluarga. Anda harus menyadari bahwa anda tidak dalam kewajiban untuk mempersingkat segalanya dalam sekejap. Anda harus belajar untuk memilih tugas yang anda benar-benar ingin lakukan atau yang perlu diselesaikan.

Teknik lain yang akan membantu anda dalam manajemen waktu adalah dengan memecah tugas-tugas panjang yang biasanya anda tidak ingin melakukannya atau terlalu sulit menjadi beberapa kegiatan yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola. Ini akan mengelola baik stres maupun waktu anda. Anda misalnya, dapat meluangkan waktu 10 menit setiap hari untuk bekerja pada tugas yang tidak menyenangkan atau panjang. Dengan menggunakan pendekatan ini, secara bertahap anda akan memiliki beberapa kemajuan, anda akan merasa lebih baik dan pada akhirnya anda akan dapat menyelesaikan aktifitas dengan cepat  daripada terus menerus menunda hal tersebut.

Anda harus mencoba menghindari kesempurnaan. Berkutat tanpa akhir dalam mencari kesempurnaan untuk hal-hal sepele adalah buang-buang waktu dan tidak akan memberikan anda cukup waktu untuk menangani tugas-tugas yang lebih berguna dan mungkin lebih menyenangkan. Adalah normal bahwa kinerja Anda tidak sama sepanjang waktu. Ada saat- saat dimana anda lebih produktif sementara di saat lain produktivitas anda menurun karena berbagai alasan. Fase ini dapat terjadi pada hari yang sama. Dengan asumsi bahwa anda bekerja 8 jam sehari, ini memberi anda sekitar 1.800 jam kerja pertahun. Temukan periode waktu dimana anda lebih produktif dan di saat tersebut cobalah untuk menangani tugas yang paling sulit.

Anda perlu belajar untuk mengatasi setiap tugas dan masalah ketika perlu ditangani. Cobalah untuk tidak menunda kegiatan untuk lain waktu, karena di bawah tekanan waktu anda lebih mungkin untuk melakukan kekeliruan dan mengambil keputusan yang salah. Selama jam kerja, cobalah untuk menemukan saat-saat di mana tidak ada yang bisa mengganggu anda melakukan aktivitas. Jika anda memiliki kebijakan pintu terbuka, anda mungkin harus menutupnya sesekali. Jika seseorang datang ke  kantor anda ketika anda memiliki tugas yang harus diselesaikan, tolaklah secara lembut permintaannya dan jadwalkan waktu lain untuk bertemu dengan mereka.

Ketika anda membuat rencana, jangan lupa menyertakan kegiatan yang berkaitan dengan kesenangan dan waktu istirahat untuk anda sendiri. Selama waktu ini, pastikan bahwa anda benar-benar berhenti dari pekerjaan anda, santailah dan isi ulang baterai anda. Jika diperlukan cobalah untuk tidur selama setengah jam dan selama waktu itu lakukan sesuatu yang anda sukai dan membuat anda tenang. Setengah jam memang tidak membuat perbedaan dalam tidur anda, tetapi dapat memberikan kepuasan dan mempersiapkan anda lebih baik di hari berikutnya. Beri penghargaan untuk diri anda sendiri ketika anda berhasil menyelesaikan pekerjaan yang melelahkan.

Untuk dapat mengoptimalkan waktu anda lebih baik, anda harus terlebih dahulu memahami di mana anda menghabiskan waktu anda. Untuk melakukan itu, anda dapat menggunakan log (catatan rekaman) untuk merekam aktivitas anda. Anda harus melakukan itu selama 2-3 minggu. Dalam log, anda harus mencatat semua yang anda lakukan per jam ketika anda terjaga, berapa banyak waktu yang anda alokasikan untuk setiap tugas, aktivitas, pertemuan dan berapa banyak waktu yang anda alokasikan untuk istirahat dan tidur. Setelah anda memiliki informasi ini di log, anda dapat mulai menganalisa di mana anda menghabiskan waktu anda dan buatlah perubahan yang diperlukan untuk mengoptimalkan waktu anda.

Anda harus fokus pada kegiatan yang paling penting untuk diselesaikan. Hindari kegiatan atau tugas yang tidak memberikan nilai tambah. Sebagai contoh,setelah dilihat pada log anda, anda melakukan pengecekan email sebanyak 10 kali dalam sehari; anda harus meminimalkan menjadi hanya beberapa kali per hari. Masukkan dalam rencana anda waktu ekstra untuk tugas-tugas dan kegiatan tak terduga. Revisi rencana anda secara teratur dan alokasikan waktu untuk kegiatan tak terduga. Hal-hal yang beresiko akan memakan waktu anda misalnya masalah dengan PC anda, dan miliki solusi alternatif yang untuk mengatasinya.

Manajemen waktu adalah suatu keterampilan yang memerlukan waktu untuk menguasainya sehingga mulailah bekerja dengannya! Pada akhirnya, manajemen waktu akan memberi anda waktu tambahan yang anda butuhkan untuk dapat menikmati apa yang paling penting bagi anda dan mengubah hidup anda menjadi lebih baik. Ada dua jenis waktu, waktu pada jam dan waktu sebenarnya (waktu nyata). Dalam waktu pada jam, ada 60 detik dalam satu menit, 60 menit dalam satu jam, dua puluh empat jam dalam sehari dan 365 hari dalam setahun. Waktu ini berlalu sama cepatnya. Saat seseorang berusia 50, mereka benar-benar berusia 50. Tidak ada yang kurang ataupun lebih.

Dalam waktu sebenarnya atau waktu nyata, semua waktu itu relatif. Waktu bisa berlalu tergantung dengan apa yang Kita lakukan. Dua jam dalam sebuah pabrik motor bisa terasa seperti dua belas tahun. Dan dua belas tahun masa kanak- kanak kita bisa terasa seperti dua jam saja. Praktekkan beberapa teknik di bawah ini untuk menguasai pengaturan waktu kita.

1. Bawalah jadwal, dan ingatlah seluruh isi pemikiran Kita, percakapan, dan kegiatan yang harus Kita lakukan selama seminggu. Ini akan membantu Kita untuk memahami berapa banyak hal yang dapat Kita selesaikan dalam satu hari, dan kapan waktu-waktu berharga Kita akan berlalu. Kita akan dapat melihat berapa banyak waktu yang Kita luangkan untuk mencapai hasil, dan berapa banyak waktu yang telah Kita buang untuk kegiatan-kegiatan yang tidak produktif.
2. Segala kegiatan dan percakapan yang penting untuk kesuksesan Kita harus ada jangka waktunya. List pekerjaan Kita akan bertambah sangat banyak jika Kita mengisinya dengan hal-hal yang tidak bisa dikerjakan. Buatlah jadwal untuk diri Kita sendiri dimana Kita bisa meluangkan waktu untuk berpikir dan melakukan hal-hal yang produktif bagi diri Kita. Lakukanlah hal ini secara disiplin.
3. Rencanakanlah setidaknya 50% dari waktu yang Kita miliki untuk menghasilkan hal yang produktif.
4. Rencanakanlah waktu untuk beristirahat, menarik diri dari semua kesibukan yang Kita miliki.
5. Luangkan 30 menit pertama setiap harinya untuk merencanakan hari Kita. Jangan memulai aktivitas Kita sebelum Kita selesai merencanakannya. Saat yang paling penting dalam hari Kita adalah saat dimana Kita merencanakannya.
6. Luangkan waktu selama 5 menit untuk setiap undangan dan keputusan yang harus Kita datangi dan Kita ambil. Ini akan membantu Kita memperlihatkan prioritas yang harus diutamakan, dan membuat Kita merasa bahwa waktu tidak berlalu begitu cepat. Luangkan pula 5 menit setelah aktivitas atau keputusan yang Kita ambil untuk menentukan apakah target yang Kita tentukan hari ini tercapai atau tidak. Apakah ada yang terlewat, atau tidak.
7. Jangan ragu-ragu untuk menolak interupsi dari siapapun juga saat Kita benar- benar harus mengerjakan sesuatu sampai selesai.
8. Berlatihlah untuk tidak mengangkat semua telepon yang masuk, atau mengecek e-mail yang masuk hanya karena handphone Kita berdering. Matikanlah koneksi telepon Kita. Jangan berikan perhatian Kita secara mudah kepada orang lain kecuali hal itu benar-benar krusial dalam bisnis Kita. Jika hal itu benar-benar menentukan bisnis Kita kedepannya, Kita malah harus menyediakan jadwal khusus untuk meladeninya.
9. Blokirlah semua hal yang tidak berhubungan dengan pekerjaan seperti Facebook dan sosial media yang lain.
10. Ingatlah bahwa mustahil untuk menyelesaikan semuanya. Dan ingatlah bahwa hal yang baik adalah membuat dua puluh persen kegiatan Kita menghasilkan delapan puluh persen dari hasil kita.